Tata kelola informasi yang baik (Information Governance) khususnya di bidang pengelolaan informasi yang bersumber arsip (records Management system) merupakan kunci sukses mewujudkan reformasi birokrasi menuju pemerintahan yang baik (good Governance) dan demokratis. Sistem pengelolaan arsip sebagaimana diatur dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2009 dan ISO 15489 tentang Records Management mensyaratkan adanya instrumen-instrumen pendukung yaitu Tata Naskah, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, serta Klasifikasi Keamanan dan Akses. Kondisi umum yang sering kita hadapi sehari-hari di sebagaian besar organisasi belum memiliki Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen bahkan yang sudah punya belum aplikatif. Hal ini pula banyak organisasi publik maupun privat sering terjadi penataan dan penyimpanan arsip/dokumen dilakukan secara tradisional berdasarkan keinginan atau feeling petugas arsip dan ketika sewaktu diperlukan pimpinan sangat tergantung dengan keberadaan petugas yang menyimpan arsip/dokumen tersebut. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip/dokumen setiap organisasi perlu memiliki Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen. Untuk mewujudkan upaya tersebut perlu diselenggarakan “Workshop Metode Praktis Penyusunan Skema Klasifikasi (Classification Scheme) Arsip/Dokumen Publik dan Privat”.
Tema
Meningkatkan kinerja tata kelola informasi bersumber hasil aktivitas organisasi publik dan privat untuk mendukung terwujudnya sistem pengelolaan arsip/dokumen yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.
Tujuan
- Meningkatkan wawasan, pengetahuan, dan kemampuan peserta dalam memahami implementasi sistem pengelolaan arsip dengan instrumen pendukungnya di lingkungan organisasi publik dan privat
- Meningkatkan wawasan, kemampuan dan kompetensi peserta dalam memahami persyaratan teknis penyusunan skema klasifikasi
- Meningkatkan kemampuan peserta bekerja kelompok dalam mempraktekkan penyusunan skema klasifikasi dari mulai identifikasi arsip/dokumen,, pengolahan dan analisis data sampai menghasilkan out put berupa draft skema klasifikasi arsip/dokumen
Metode
Workshop “Metode Praktis Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen Publik dan Privat” merupakan tahap yang mendasar dalam menyediakan salah satu instrumen pendukung implementasi sistem kearsipan secara menyeluruh terpadu. Workshop ini memberikan fokus pada penyusunan tool atau instrumen utama dalam implementasi sistem pengelolaan Arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai pemusnahan arsip.
Workshop ini akan membahas materi teoritis dan empiris dalam menyusun Skema Klasifikasi yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan arsip dinamis (records management system) di lingkungan organisasi publik dan prrivat.
- Hari I (Pertama)
Workshop “Metode Praktis Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen Publik dan Privat” dibuka dengan thema masalah tata kelola informasi, khusunya bidang kearsipan modern yang muncul dan menyebabkan terjadinya inefisiensi ekstrim dalam menyimpan, mencari dan menemukan arsip/dokumen di sekitar lingkungan kita.
Workshop ini mengajak peserta untuk mengenali kondisi dan jenis-jenis arsip/dokumen yang dihasilkan seluruh aktivitas bisnis dan kebutuhan-kebutuhan penataan, penyimpanan dan temu balik arsip/dokumen saat diperlukan. Diharapkan dengan mempraktekkan metode praktis ini akan memudahkan peserta workshop dalam identifikasi, pengolahan data dan penyusunan skema klasifikasi arsip/dokumen di lingkungan masing-masing organisasi tempat bekerja. Workshop akan dibawakan oleh pembicara mewakili institusi yang memiliki kompetensi di bidangnya.
- Hari II (Kedua)
Workshop dilanjutkan dengan Materi dan Praktek Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen dengan pembagian Kelompok dan Presentasi Hasil kerja Kelompok.
PESERTA
- Pejabat Struktural Unit Kerja Penanggung Jawab Pengelola arsip dan dokumen di lingkungan instansi publik dan privat
- Pejabat Fungsional /Arsiparis/ staf/petugas Pengelola arsip dan dokumen di lingkungan instansi publik dan privat, maupun peserta umum.
WAKTU DAN TEMPAT
Pelaksanaan Workshop akan diselenggarakan pada tanggal yang telah ditentukan (lihat jadwal pelaksanaan workshop) di Hotel Wilayah Jakarta.
PEMBICARA DAN MODERATOR
- Lembaga Kearsipan
- Tenaga Ahli Senior/Praktisi Bidang Kearsipan
- Pemerhati Kearsipan
PENDAFTARAN
- Biaya Rp. 4.500.000,- (empat juta lima ratus ribu rupiah)
- Pendaftaran dimulai pada tanggal 30 hari sebelum tanggal pelaksanaan workshop dan pelunasan pembayaran maksimal 3 (tiga) hari sebelum tanngal pelaksanaan
- Kontak Person : 021.82735063; 021.8218487 WA. 0811955277
FASILITAS
- Hotel Full Days (Makan siang sekali dan 2 kali snack selama 2 hari)
- Sound System
- Wi-fi
- Workshop Kit
- Sertifikat
- Softcopy Draft Skema Klasifikasi
- Dokumentasi
SUSUNAN ACARA (lihat laman Jadwal Workshop II)⇑

