Tata kelola informasi  yang baik (Information Governance) khususnya di bidang pengelolaan informasi yang bersumber arsip (records Management system) merupakan kunci sukses mewujudkan reformasi birokrasi menuju pemerintahan yang baik (good Governance) dan demokratis. Sistem pengelolaan arsip sebagaimana diatur dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2009 dan ISO 15489 tentang Records Management mensyaratkan adanya instrumen-instrumen pendukung yaitu Tata Naskah, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, serta Klasifikasi Keamanan dan Akses. Kondisi umum yang sering kita hadapi sehari-hari di sebagaian besar organisasi  belum memiliki Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen bahkan yang sudah punya belum aplikatif. Hal ini pula banyak organisasi publik maupun privat sering terjadi penataan dan penyimpanan arsip/dokumen dilakukan   secara tradisional berdasarkan keinginan atau feeling petugas arsip dan ketika sewaktu diperlukan pimpinan sangat tergantung dengan keberadaan petugas yang menyimpan arsip/dokumen tersebut.  Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip/dokumen setiap organisasi perlu memiliki Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen.  Untuk mewujudkan upaya tersebut  perlu diselenggarakan “Workshop  Metode Praktis Penyusunan Skema Klasifikasi (Classification Scheme) Arsip/Dokumen Publik dan Privat”.

Tema

Meningkatkan kinerja tata kelola informasi  bersumber  hasil aktivitas organisasi publik dan privat  untuk mendukung  terwujudnya sistem pengelolaan  arsip/dokumen yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.

Tujuan

1. Meningkatkan wawasan, pengetahuan, dan kemampuan peserta dalam memahami implementasi sistem pengelolaan arsip dengan instrumen pendukungnya di lingkungan organisasi publik dan privat
2. Meningkatkan wawasan, kemampuan dan kompetensi peserta dalam memahami persyaratan teknis penyusunan skema klasifikasi
3. Meningkatkan kemampuan peserta bekerja kelompok dalam mempraktekkan penyusunan skema klasifikasi dari mulai identifikasi arsip/dokumen,, pengolahan dan analisis data sampai menghasilkan out put berupa draft skema klasifikasi arsip/dokumen

Metode

Workshop  “Metode Praktis Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen Publik dan Privat” merupakan tahap yang mendasar dalam menyediakan salah satu  instrumen pendukung implementasi sistem kearsipan  secara menyeluruh terpadu.  Workshop  ini  memberikan fokus pada penyusunan tool atau  instrumen utama dalam  implementasi sistem pengelolaan Arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai pemusnahan arsip.

Workshop ini  akan membahas  materi teoritis dan empiris  dalam menyusun Skema Klasifikasi  yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan arsip dinamis (records management system) di lingkungan organisasi publik dan prrivat.

• Hari I (Pertama)

Workshop  “Metode Praktis Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen Publik dan Privat” dibuka dengan thema masalah tata kelola informasi, khusunya bidang kearsipan modern yang  muncul dan menyebabkan terjadinya inefisiensi ekstrim dalam menyimpan, mencari dan menemukan arsip/dokumen di sekitar lingkungan kita.

Workshop ini mengajak peserta untuk mengenali kondisi dan jenis-jenis arsip/dokumen yang dihasilkan seluruh aktivitas  bisnis dan kebutuhan-kebutuhan penataan, penyimpanan dan temu balik arsip/dokumen saat diperlukan. Diharapkan dengan mempraktekkan metode  praktis ini akan memudahkan peserta workshop dalam  identifikasi, pengolahan data dan penyusunan skema klasifikasi arsip/dokumen di lingkungan masing-masing organisasi tempat bekerja. Workshop akan dibawakan oleh pembicara mewakili institusi  yang memiliki kompetensi di bidangnya.

• Hari II (Kedua)

Workshop  dilanjutkan dengan Materi dan Praktek Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip/Dokumen  dengan pembagian Kelompok dan Presentasi Hasil kerja Kelompok.

PESERTA

• Pejabat Struktural Unit Kerja Penanggung Jawab Pengelola arsip dan dokumen di lingkungan instansi publik dan privat
• Pejabat Fungsional /Arsiparis/ staf/petugas Pengelola arsip dan dokumen di lingkungan instansi publik dan privat, maupun peserta umum.

WAKTU DAN TEMPAT

Pelaksanaan Workshop akan diselenggarakan pada tanggal yang telah ditentukan (lihat jadwal pelaksanaan workshop) di Hotel  Wilayah Jakarta.

PEMBICARA DAN MODERATOR

1. Lembaga Kearsipan
2. Tenaga Ahli Senior/Praktisi Bidang Kearsipan
3. Pemerhati Kearsipan

PENDAFTARAN

1. Biaya Rp. 4.500.000,- (empat juta lima ratus ribu rupiah)
2. Pendaftaran dimulai pada tanggal 30 hari sebelum tanggal pelaksanaan workshop dan pelunasan pembayaran maksimal 3 (tiga) hari sebelum tanngal pelaksanaan
3. Kontak Person :   021.82735063; 021.8218487  WA. 0811955277

FASILITAS

1. Hotel Full Days (Makan siang  sekali  dan 2 kali snack selama 2 hari)
2. Sound System
3. Wi-fi
4. Workshop  Kit
5. Sertifikat
6. Softcopy Draft Skema Klasifikasi
7. Dokumentasi

SUSUNAN ACARA  (lihat laman Jadwal Workshop II)⇑